İşletmenizde Sahtekarlık ve Çalışan Hırsızlığı Nasıl Önlenir - Politikalar & Planlar

Dolandırıcıların işten işe atlayan sertleşmiş suçlular olduğunu düşünürken, Muhasebe Dergisi mesleki sahtekarlık yapan kişilerin çoğunun ilk kez suçlu olduğunu bildirmektedir. Ayrıca, çok az sahtekar işi dolandırmak amacıyla bir işe girer..

Bu, özenli işe alım uygulamalarının ve kapsamlı arka plan kontrollerinin, sahtekarlığın işletmenizde olmasını önlemek için yeterli olmadığı anlamına gelir. Bununla birlikte, bir bireyi sahtekârlık yapma olasılığını artıran bazı faktörler vardır.

Sertifikalı Sahtekarlık Denetçileri Derneği, sahtekarlık meydana geldiğinde tipik olarak mevcut olan üç unsur olduğunu iddia eder. Birincisi, sahtekarlık yapan kişi finansal baskı hisseder - yüksek borçlar, lüks bir yaşam tarzı, finansal sorunları olan aile üyeleri ve kumar bağımlılıkları potansiyel baskı kaynaklarıdır.

İkincisi, bireyin sahtekarlığı rasyonelleştirmek için bir yola ihtiyacı vardır. “Yeterince para almıyorum” iç monologu “Patronun yaptığından daha fazla çalışıyorum”, “Şirket bunu asla özlemeyecek” ve “Bunu hak ediyorum” hepsi bir kişinin etik olmayan davranışları haklı çıkarmasına yardımcı olur.

Son olarak, bireylerin sahtekarlık yapma fırsatına ihtiyaçları vardır. Bir işletme sahibi olarak bireyin finansal durumunu veya tutumunu her zaman etkileyemeseniz de, fırsat faktörünü çekler ve bakiyeler ve uygun iç kontrollerle etkileyebilirsiniz..

Yaygın Dolandırıcılık Türleri

1. Varlıkların Kötüye Kullanımı

Sertifikalı Sahtekarlık Denetçileri Derneği'ne göre, varlık suiistimali küçük işletmelerde meydana gelen en yaygın dolandırıcılık türüdür. Varlık kötüye kullanımı, bir çalışan veya yüklenici nakit veya envanter gibi şirket kaynaklarını çalmak veya kötüye kullanmak için bir plan tasarladığında gerçekleşir.

İşletmenizin müşterilerden nasıl para topladığına dikkat edin. Doğru önlemler alınmazsa, bir kişi parayı kesebilir ve onu sahibinden saklayabilir.

2. Gözden geçirme

Nakit çalmanın popüler bir yolu olan skimming, şirketin finansal kayıtlarına tam olarak kaydedilmeden önce gelen bir ödemeyi çalmayı içerir. Örneğin, bir müşterinin bir tuğla ve harç mağazasından bir ürün satın almak istediğini varsayalım. Bir planlayan satış çalışanı, malların ödemesini kabul edebilir, ancak işlemi kaydetmek yerine parayı cebine alabilir.

Gözden geçirme ile, bir çalışan ya ödemenin sadece bir kısmını kaydedebilir - örneğin, 100 dolar verildiğinde yalnızca 50 ABD doları kaydedebilir - ya da ödemeyi tamamen kaydedemez. Satış işlemi kaydedilmediğinden, mağazanın envanteri de güncellenmez. Bu, gerçek iş envanterinin gerçekte muhasebe kayıtlarına yansıtılandan daha küçük olacağı anlamına gelir.

Gözden kaçırmaya duyarlı olan sadece yüz yüze işlemler değildir. Müşteri ödemeleri alan bir muhasebe veya büro çalışanı da gelen nakit parayı cebine alabilir. Çalışan daha sonra bir alacak dekontunu tahrif edebilir veya hesabın tahsil edilemez olduğunu yazabilir, böylece işletme ödemenin eksik olduğunu fark etmez.

Karmaşık ancak oldukça yaygın bir hesap alacakları gözden geçirme sahtekarlığı, müşteri ödemelerini alıştırmayı içerir. Alıştırma şemasında, bir muhasebeci veya muhasebeci müşterinin o müşterinin hesabına yaptığı nakit ödemeyi cepte tutar. Kıtlığı gidermek için muhasebeci, ikinci bir müşteriden birinci müşterinin hesabına yapılan bir ödemeyi kullanır. İkinci müşteri yanlış bir hesap bakiyesi fark ederse, muhasebeci açığı kapatmak için üçüncü bir müşteriden ödeme yapar - vb..

Ödemeler çok yanlış yönetildiğinden, birileri nihayetinde plana yetişir. Yine de, dolandırıcıların yakalanmadan aylar hatta yıllar boyunca alıştırma düzenlerini sürdürebilmeleri.

3. Nakit Hırsızlığı

Nakit hırsızlığı, bir çalışanın veya yüklenicinin gelen parayı çalması anlamında kaybolmaya benzer. Nakit hırsızlığı ile fark, çalışanın işletmenin defterlerine kaydedildikten sonra nakit çalmasıdır.

Örneğin, bir çalışan bir işlem kaydedildikten sonra kasadan para çalabilir. Çalışan, nakit eksikliğini gizlemek için hileli bir yazar kasa ödemesi kaydedebilir. Örneğin, bir çalışan önceki satışı geçersiz kılabilir veya geri ödeme yapabilir ve ilgili parayı sicilden çıkarabilir.

Nakit Çalındığını Gösteren İşaretler
Kaydedilmeden önce paraya müdahale etmeyi içeren gözden geçirme planlarını tespit etmek zor olabilir. Aşağıdaki uyarı işaretlerini görebilirsiniz:

Düşük envanter. Mağazadaki gerçek envanter, kitaplara göre olması gerekenden daha düşükse, bir çalışanın tüm satışları kaydetmemesi mümkündür.
Numaralı Belgelerdeki Boşluklar. Önceden numaralandırılmış kuponlar kullanan restoranlar ve diğer işletmeler için kuponlardaki bir boşluk, bir çalışanın makbuzu atması ve parayı tutması anlamına gelebilir.
Müşteri şikayetleri. Bir çalışan ödemeleri kaçırıyorsa, müşteriler arayabilir ve hesap bakiyeleri doğru olmadığından şikayet edebilir.
Belirli Vardiyalarda Düşük Gelir. Belirli bir çalışan çalışırken nakit tahsilatları daha düşükse, bu nakit hırsızlığına işaret edebilir.

Nakit Hırsızlığını Önleyen İç Kontroller

Kredi, Geçersiz Satış veya Tahsilat Hesabı Vermek için Yönetici Onayı Gerektir. Birisi işleme dahil olduğunda, sahtekar bir çalışanın fark edilmeden çalma şansı daha azdır.
Aylık Hesap Hesaplarını Düzenleyin. Müşteriler hesap bakiyelerini düzenli olarak güncellerse bir çalışanın müşteri ödemeleriyle uğraşması daha az olasıdır.
Enstitü Zorunlu Tatil Zamanı ve İş Rotasyonları. Suçlu çalışanın nakit para taşıma fırsatına sahip olmadığı zaman alıştırma planları hızla parçalanır.
Sürpriz Nakit Sayımları Yapın. Kayıttaki nakitleri nakit makbuzlarla karşılaştırarak yöneticiler nakit tutarsızlıklarını hızlı bir şekilde belirleyebilir.
Video kameralar. Kayıtları izleyen bir video kamera olduğunda çalışanların kötü davranma olasılığı daha düşüktür.
Kilit Kutuları. Müşteri ödemelerinin doğrudan bir banka kilit kutusuna gönderilmesiyle nakit, çalışanların ellerinden geçmez ve çalışanların bunu çalma fırsatı yoktur.

4. Hileli Nakit Ödemeleri

Diğer dolandırıcılar, iş dünyasına gelirken para kaldırmak yerine, giden nakit ödemeleri çalarlar. Çalışanların ve yüklenicilerin şirket varlıklarını uygunsuz şekilde kullanmasının tüm yollarından, hileli nakit ödemeleri üreterek nakit çalmak en yaygın kullanılan taktiktir.

5. Faturalandırma Düzenleri

Çalışanlar, şirketin hiç almadığı mal ve hizmetler için faturalandırabilir ve nakit parayı cebine alabilirler. Çalışan, faturaları tamamlanmış hizmetler veya ürünlerle tahrif eder ve çek dağıtıldığında, dolandırıcı bunu kendisi paraya çevirir. Çalışanın, mevcut olmayan bir satıcıya, çalışanın veya bir arkadaşın veya aile üyesinin sahip olduğu bir kabuk şirketinin adını kullanarak ödeme yapması.

Çalışanlar ayrıca, şirketi ürünler için fazla ücretlendirmek üzere mevcut bir satıcıyla anlaşabilirler. Şişirilmiş bir faturayı itmek karşılığında, satıcı çalışanlara kârdan vazgeçti.

Bir Faturalandırma Şemasının İşaretleri

Bir Tedarikçinin Oranları Önemli Bir Şekilde Arttı. Bir satıcının oranları endüstri normundan daha yüksek bir oranda arttığında, adil bir anlaşma yapmıyorsunuz olabilir.
Belirli Bir Satıcı için Çalışan Tercihi. Belirli bir satıcıda ısrar eden veya diğer yüklenicilerden teklif almaya açık olmayan bir çalışan geri tepme yaşıyor olabilir.

Faturalandırma Şemasını Önlemek için Dahili Kontroller

Onaylı Tedarikçi Listesi Tutun ve Onaylanan Satıcılara Yalnızca Kontrol Yaz. Bu, kabuk şirketlerine veya çalışanlarının arkadaşlarına ödeme yapmanızı önler. Listeye bir satıcı eklemeden önce biraz araştırma yapın ve yasal bir şirket olduğundan emin olun.
Onaylı Tedarikçi Listesi ile birlikte, Onaylı Fiyat Listesi Tutun. Bu, çalışanların satıcılarla işbirliği içinde fiyatları artırmasını zorlaştırır.
Çekleri İmzalamadan Önce Alınan Raporun Bir Kopyasını İsteyin. Bu şekilde, yalnızca şirketin gerçekten aldığı ürünler için çekler imzalarsınız.

6. Gider Geri Ödeme Planları

Bir şirketten nakit para almanın başka bir yolu da gider raporlarını geçiştirmektir. Çalışanlar kişisel harcamalar, var olmayan masraflar ekleyerek veya masraf geri ödeme talebi üzerine masrafları şişirerek yapay olarak büyük bir geri ödeme kontrolü alabilirler..

Gider Geri Ödeme Planının İşaretleri

Abartılı Gider Raporları. Belirli bir çalışan harcama raporları geçmiş ortalamalardan veya diğer çalışanların raporlarından daha yüksekse, çalışanın çok fazla harcama yaptığı işaretidir.
Çalışan Makbuz Göndermiyor. Orijinal makbuzlar gider raporuna eklenmediğinde, çalışanın gerçekten masrafa katlanıp katlanmadığını asla bilemezsiniz.

Masraf Geri Ödeme Planlarını Önlemek için İç Kontroller

Gider Geri Ödemeleri için Makbuz İsteme. Bunu yapmazsanız, çalışanlar hiçbir zaman gerçekten ödemedikleri harcamaları ekleyebilir.
Şirketinizin Gider Geri Ödeme Politikasını Belgeleyin. İçinde, hangi tür masrafların geri ödenebileceği ve neyin geri ödenmeye uygun olmadığı konusunda net olun. Politikanın bir kopyasını tüm çalışanlara sunun.
Belirli Bir Geziye Giden Tüm Çalışanların Gider Raporlarını Karşılaştır. Biri diğerlerinden daha yüksekse, bu masrafların şişirildiğinin veya çalışanın bilerek fazla harcama yaptığının bir işaretidir..

7. Kurcalama Düzenlerini Kontrol Edin

Giden şirket kontrollerine erişimi olan çalışanlar veya yükleniciler, kendi çıkarları için bunlara müdahale edebilirler. Boş çekler güvenli tutulmazsa, birisi birkaçını çalabilir ve kendilerine veya bir arkadaşına gönderebilir. Bir işletme sahibinin imzalaması için çekler düzenleyen bir muhasebeci, daha sonra çekteki adı değiştirebilir, kesebilir ve parayı kendisinin ödeyebilir.

Çek Kurcalama Belirtileri

Çek Numaralarındaki Boşluklar. Numaralı boş çeklerinizde sıralı bir boşluk varsa, birisinin birkaç tane kaldırması mümkündür.
Tedarikçi Şikayetleri. Bir tedarikçi, çeki kesmiş olsanız bile ödeme almadığını bildirdiğinde, ödeme durdurulmuş olabilir.

Kontrol Tahrifatını Önlemek için Dahili Kontroller

Boş Çekleri Güvende Tutun. Her zaman ofisinizde kilitli olmalıdırlar. Anahtarınızı paylaşmayın ve çekleri yalnızca defter tutma personeliniz bunları yazdırmaya hazır olduğunda üretin.
Her Ay İşletme Bankası Beyanınızı İnceleyin. Tanımadığınız çek miktarlarına bakın. Onaylamadan önce değiştirilmediklerinden emin olmak için bankanızdan nakit çeklerin görsel taramasını eklemesini isteyin.

8. Stok ve Diğer Varlıkların Çalınması

Nakit paranız güvenli olsa bile, çalışanlar bilgisayarlar, şirket ürünleri ve envanter gibi fiziksel varlıkları çalma veya kötüye kullanma yollarını bulabilir.

Programları Alma
Teslim alma sürecine dahil olan çalışanlar teslimat noktasında envanter veya ürünler çalabilir. Programda çalışanlar, gelen nakliye raporunda ve sahtekarlığı gizlemek için rapor alan şirkette değişiklik yapabilir. Bu çalışanların satın alma kayıtlarına da erişimi varsa, satın alma talebini sahte gönderim raporlarıyla eşleşecek şekilde değiştirebilirler.

9. Varlık Hırsızlığı

Varlıkları izlemek için çok fazla fiziksel kontrol yoksa, çalışanlar ve yükleniciler şirket mülklerini tesis dışına çıkarabilir ve asla geri veremezler.

Varlıkların Çalındığına İlişkin İşaretler

Düşük envanter. Kitap başına envanter gerçek envanter düzeylerinden yüksekse, birisi çalıyor olabilir.
Kalitesiz Envanter Belgeleri. Belgeleri satın almayı ve almayı desteklemek orijinaller değilse veya değiştirilmiş gibi görünüyorsa, bir hırsızın çalışmasıyla uğraşıyor olabilirsiniz..

Fiziksel Varlıkların Çalınmasını Önleyen İç Kontroller

Rastgele Envanter Sayımları Gerçekleştirin. Bu sizi envanter eksikliklerine yönlendirebilir ve çalışanların çalma olasılığını azaltabilir.
Ayrı Envanter Görevleri. Aynı kişi hem ürün satın almaktan hem de almaktan sorumlu olmamalıdır.
Güvenlik Kameralarını Kurun. Özellikle, envanter ve değerli ürünlerin depolandığı odaları ve alanları izleyin.
Envanter ve Varlıkları Güvende Tutun. Değerli varlıklara sahip alanlar mümkün olduğunda kilitlenmeli ve yalnızca belirli çalışanların anahtarları olmalıdır.

Küçük İşletme Dolandırıcılığını Önlemek için Daha Fazla İpucu

Ayrıca, sahtekarlığı önlemek için kullanabileceğiniz genel stratejiler vardır. Yönetme şeklinizi ve görevlere delege etme şeklinizi değiştirerek, birisinin işletmenizi dolandırma şansını azaltabilirsiniz..

1. Çalışanlarınızı Tanıyın

Bir EBM firması olan Cowan, Gunteski & Co., çalışanların davranış ve tutumlarındaki değişikliklerin farkındaysanız, tomurcukta potansiyel sahtekarlığı kaldırabileceğinizi belirtiyor. Çalışanlarınızla düzenli aralıklarla check-in yapın ve işlerin nasıl gittiğiyle ilgili sohbet etmek için zaman ayırın.

Özellikle, dolandırıcılarla en sık ilişkilendirilen bu davranışsal özelliklere dikkat edin:

Araçlarının ötesinde yaşamak - örneğin, lüks bir aracı süren veya cömert tatiller alan düşük maaşlı bir çalışan
Finansal zorluklar yaşamak veya sorun çıkarmada sorun yaşamak
Belirli bir satıcıyla alışılmadık derecede yakın bir ilişki sürdürmek
Başka bir çalışanın görevlerinin bir kısmını devralmasına izin vermek istemeyen
Asla hasta arama veya tatile çıkma
Boşanma veya ailevi sorunlarla mücadele

Elbette, çalışanların sadece bu özelliklerin bir kısmını sergilediği için çaldığını varsaymak istemezsiniz. Yine de, dolandırıcılığın meydana geldiğinden şüpheleniyorsanız, izleme ve dolandırıcılık önleme çabalarınızı yüksek riskli çalışanların çalıştığı bölümlere ve alanlara odaklayabilirsiniz. Stresli olan veya mali olarak mümkün olan her şekilde mücadele eden personele yardım etmeye çalışın - daha fazla işçi tutacak ve çalışan bağlılığı oluşturacaksınız.

2. Dürüstlükle Yönetin

Bir işletme sahibi olarak nasıl davrandığınız, çalışanlarınızın hırsızlıkla ilgili tutumlarını etkileyebilir. Köşeleri keserseniz ve etik davranmazsanız, sizin için çalışan insanlar da aynısını yapma eğilimindedir. Tersine, iş ilişkilerinizde dürüst ve etik olmak için uyumlu bir çaba gösterirseniz, çalışanlar kendilerinden aynı davranışın beklendiğini anlayacaklardır..

İşletmenizdeki herkesden beklediğiniz davranış türlerini ana hatlarıyla belirten bir davranış kodu oluşturun. Ayrıca, kapınızın her zaman ticari operasyonlarla ilgili endişelerini paylaşmak isteyen çalışanlara açık olduğunu da belirtin. Sertifikalı Sahtekarlık Denetçileri Derneği, çoğu yöneticinin devrildikten sonra mesleki sahtekarlığı öğrendiğini, bu nedenle şüpheli sahtekarlığı bildirmek için anonim bir yardım hattı uygulamayı düşün.

3. Ayrı Görevler

Sahteciliği önlemek için en iyi iç kontrollerden biri görevlerin ayrılmasıdır. Başka bir deyişle, sahtekarlık, sahiplerinin bilgisi olmadan işlenebilecek ve örtülebilecek kadar çok görevden bir kişi sorumlu olmamalıdır. Sahtekarlık fırsatlarını ortadan kaldırmak için hiç kimse varlıkların (nakit ve değerli ürünler gibi) ve bu varlıklarla ilgili muhasebe bilgilerini kaydetme veya değiştirme yeteneğine ve varlıklar hakkında işlemleri yetkilendirme gücüne sahip olmamalıdır..

Küçük bir işletmede görevleri ayırmak zordur, çünkü görevleri arasında bölecek yeterli insanınız yoktur. Yine de, temel işlevleri yalnızca iki veya üç çalışanla bölmek için atabileceğiniz adımlar var.

Örneğin, sizin ve bir ofis yöneticisinin işinizde yalnızca iki çalışan olduğunuzu varsayalım. Ofis yöneticiniz, yatırılmamış fonlara erişebilir, banka ekstresini uzlaştırıp fatura ve banka mevduatı yaratabilirken, banka ekstresini inceleyen, postayı açan, işlemleri gözden geçiren ve kredi notlarını onaylayan kişi siz olmalısınız.

Üçüncü bir çalışanınız varsa - bir ofis asistanı - bu çalışanın banka ekstresini uzlaştırmasını, postayı açmasını ve banka mevduatı hazırlamasını sağlayın. Bu, plakadan biraz sorumluluk alır ve ofis yöneticisinin çalıntı ödemeleri gizlemesini zorlaştırır.

Son söz

İç kontrolleri uygulamak, işinizi korumanın kritik bir parçasıdır. Bununla birlikte, pratikte yapmak zor olabilir.

Çalışanlar ve yükleniciler görevlerinin neden değiştiğini anlayamayabilir. Çalışanlarınızla, çalışanlar ve iş olarak onları korumak için kontrollerin yürürlükte olduğunu bildirin. Onları iş güvenliğini geliştirme sürecine dahil edin ve düzenli olarak girdilerini isteyin. Günlük işleri yapan bireyler olarak, kontrolleri geliştirmenize yardımcı olabilecek bazı süreçler hakkında fikir sahibi olabilirler. Ayrıca hangi kontrollerin iyi çalıştığını ve hangilerinin çalışmadığını da size bildirebilirler..

Hiç birinin sahtekarlık yaptığı bir işe sahip miydiniz veya bu işte çalıştınız mı? Nasıl oldu?