Küçük İşletmenizde Çalışan Verimliliğini Artırmanın 8 Yolu
Peki ya ekibiniz? Dev şirketlerden farklı olarak, büyük bir bordro bütçeniz yok, bu nedenle ekibinizin her dakikasında olabildiğince verimli kullanılması gerekiyor.
Ancak, ABD'deki işçilerin verimlilik sorunu var. İş yerinde diğer sanayileşmiş ülkelerin çoğundan daha fazla zaman harcıyoruz, ancak tüm bu fazladan zaman, daha fazla iş yaptığımız anlamına gelmiyor. Aslında, Büyük Durgunluk'tan bu yana verimlilik genellikle düşüş eğilimindedir.
Verimliliği artırmanın en iyi yollarından biri, verimlilik ve katılımın el ele gitmesi nedeniyle çalışanların katılımını artırmaktır. Ancak, ekibinizden daha fazlasını elde etmek için kullanabileceğiniz başka birçok maliyet etkin strateji vardır.
İş-Yaşam Dengesinin Önemi
Ekibinizin verimliliğini artırmak için herhangi bir plan uygulamadan önce, verimliliğin kendisinin arkasındaki psikolojiyi anlamak önemlidir. Tam olarak, bazı işçileri diğerlerinden daha üretken yapan nedir??
Cevap oldukça basit. Warwick Üniversitesi'nden yapılan araştırmalar, işçiler mutlu olduğunda% 12 daha üretken olduklarını keşfetti. Mutluluk ve olumlu bir iş-yaşam dengesi genellikle meşgul, bağlı ve en önemlisi çalışanlara dönüşür, üretken.
Bu biraz fazla basit geliyorsa, Danimarka'daki iş piyasasına bakın. Dünya Değerler Araştırması'na göre, Danimarkalılar dünyanın en mutlularıdır ve işte harcadıkları zamanı da içerir. Danimarka Dışişleri Bakanlığı, aynı zamanda Avrupa Birliği'nin en verimli ikinci ülkesi olduklarını belirtiyor.
OECD Daha İyi Yaşam Endeksi, Danimarka ve Hollanda'yı en iyi iş-yaşam dengesine sahip ülkeler için listelerinin başında yer alıyor. Tahmin edebileceğiniz gibi, ABD neredeyse en altta.
Bundan, ekibinizin sağlığını, mutluluğunu ve iş-yaşam dengesini artırmak için ne kadar çok çalışırsanız, daha yüksek verimlilikle lehine o kadar çok geri dönüş yapacaklarına karar verebiliriz. Bu da sizin için daha yüksek karlara ve herkes için daha iyi bir çalışma ortamına yol açar.
Ekibinizin Verimliliğini Artırma
İnsanların iş yaşamlarını iyileştirmek için büyük bir ücret bütçesi almaz. Ekibiniz için işleri daha iyi hale getirmek için küçük işletme sahibi olarak yapabileceğiniz çok şey var.
1. Makul Çalışma Saatlerini Ayarlayın
Verimsiz görünebilir, ancak ekibinizin çalışmasını gerektirir az onlara üretim için ilham verebilir Daha.
Fast Company'ye göre, Danimarka'daki işçiler genellikle haftada sadece 33 saat çalışıyor. Ve her yıl en az beş ila altı hafta tatil yapıyorlar (ihtiyaç duyduklarında bir yıllık doğum izniyle birlikte).
Amerika Birleşik Devletleri'nde, uzun saatler genellikle bir taahhüt işareti olarak görülür. Bununla birlikte, bu, işçilerin iş başında olduğu, ancak hastalık, uyku yoksunluğu veya diğer tıbbi faktörler nedeniyle tam kapasitede çalışmadığı “mevcutluk” ile sonuçlanabilir. Harvard Business Review sunum uzmanlığının bireysel verimliliği üçte bir oranında azaltabileceğini belirtiyor. Uzun saatler ayrıca stres, ayrılma ve çarpık bir iş-yaşam dengesi nedeniyle üretkenliği daha da azaltabilir.
Bununla mücadele etmek için ekibinizin çalışma saatlerini azaltmak için elinizden geleni yapın. İnsanların Cuma öğleden sonraları erken gitmelerine izin verin veya Pazartesi sabahları daha sonra gelmeleri için onlara esneklik verin. Bu sadece işinizdeki işçilik maliyetlerini azaltmaya yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda ekibinizin karşılığında daha fazla çalışacağını göreceksiniz..
2. Planlama ile Esnek Olun
2. Planlama ile Esnek OlunSaati azaltmak üretkenliği artırmak için bir stratejidir; bu çalışma saatleri ile esnek olmak yakından ilişkilidir.
Herkesin ihtiyaçları farklı olacak, bu yüzden öğrenmek için halkınızla konuşun nerede çalışma haftalarında daha fazla esnekliğe ihtiyaç duyarlar. Örneğin, bir yoga dersine katılmak için Salı günleri daha uzun bir öğle yemeği molası isteyen bir kişi olabilirken, başka biri günlük bakımdan bir çocuk almak için Çarşamba günleri erken ayrılmak ister..
İşletmenize bağlı olarak, herkesin ihtiyaçlarını karşılayabilir veya karşılamayabilirsiniz. Ancak, kimin neye ihtiyacı olduğunu bulmak ve ekibinize daha fazla esneklik sağlamak için elinizden gelenin en iyisini yapmak, onların mutluluğunu ve refahını önemsediğinizi gösterecektir. Bu da katılımı artırabilir ve daha fazla üretkenlik sağlayabilir.
3. Ekibinize Daha Fazla Özerklik Verin
Her toplumun farklı kültürel normları ve değerleri vardır. Ve bu normlar ve değerler davranış şeklimizi doğrudan etkiler. 1970'lerin başında psikolog Geert Hofstede, Hofstede'nin Kültürel Boyutlarını kullanarak bu toplumsal normları ölçmek için bir çerçeve geliştirdi.
Hofstede'nin Kültürel Boyutları her kültür içindeki altı boyutu ölçer. Bunlar:
- Güç Mesafesi Endeksi
- Bireycilik ve Kolektivizm
- Belirsizlikten kaçınma
- Erkeklik ve Kadınlık
- Uzun Vadeli Yönelim ve Kısa Vadeli Yönelim
- Hoşgörü ve Kısıtlama
Bir kültürün benzersiz boyutlarını ve kolektif değerlerinin kendinizden nasıl farklı olduğunu anladığınızda, daha iyi bir iletişimci ve daha iyi bir yönetici olabilirsiniz.
Peki, tüm bunların küçük işletmenizdeki verimliliği artırmakla ne ilgisi var? Biraz, özellikle de özerklik söz konusu olduğunda,.
Özerklik veya eksikliği, doğrudan Güç Mesafesi Endeksi ile ilgilidir. Güç Mesafesi, gücün eşit dağılmadığı beklentisi ve inancıdır. Bu nedenle, yüksek bir Güç Mesafesi İndeksi olan ülkelerde, bir organizasyonun daha az güçlü üyeleri güç eşitsizliğine inanır. Yöneticileri onlara ne yapacaklarını söyler ve bunu sorgulamadan yaparlar. Güç Mesafesi Endeksi düşük olan ülkelerde, ekip üyeleri patronlarıyla eşit şartlarda olduklarına inanırlar. İlişki daha çok işbirliği ve “patron ve çalışan” hakkında daha azdır.
ABD'nin yüksek bir Güç Mesafesi Endeksine sahip olması şaşırtıcı değildir; 40. sıradayız. Danimarka dünyanın en düşük Güç Mesafesi Endeksine sahip; 18 yaşındalar.
Danimarkalılar kısmen zengin ve güçlendirilmiş bir çalışma hayatına sahiptir, çünkü çok fazla özerkliğe sahiptirler. Ve Danimarkalıların yıllardır bildiklerini destekleyen çok sayıda araştırma var: Daha fazla özerklik = daha büyük mutluluk = daha yüksek verimlilik.
Avrupa Çalışma ve Organizasyonel Psikoloji Dergisi'nde yayınlanan bir araştırma, daha fazla özerkliğe ve desteğe sahip işçilerin daha yüksek memnuniyet ve motivasyon yaşadığını buldu. Nordic Çalışma Hayatı Araştırmaları Dergisi'nde yayınlanan bir başka çalışma, merkezi olmayan karar almanın (özerklik olarak da bilinir) Fin işçilerinde daha fazla üretkenliğe yol açtığını buldu..
Tüm bunlar aynı sonuca işaret ediyor: Ekip üyelerinize ne kadar çok kontrol verirseniz, o kadar mutlu ve verimli olurlar.
Ekibinize daha fazla özerklik vermenin, istediklerini istedikleri zaman yapmalarına izin vermek anlamına gelmediğini açıklığa kavuşturmak önemlidir. Her çalışanın sınırlara ihtiyacı vardır. Ancak insanlarınıza ne yapmaları gerektiğini söylemek yerine, onlara ne görmek istediğinizi söyleyin ve ardından nasıl yapacaklarını seçmelerine izin verin. Seçme özgürlüğüne sahip olmak Nasıl işlerini yapmak özerkliğin önemli bir bileşenidir.
İnsanlarınıza mümkün olduğunca kendi kararlarını verme gücü verin. Ve uzaklaşarak işlerini yapmalarına güvendiğinizi gösterin. Dizginleri teslim ettiğinde ne kadar çok şey yapıldığına şaşırabilirsin.
4. Kesintileri Sınırlamaya Çalışın
Washington Post'a göre, tipik bir işçi her üç dakikada bir kesintiye uğrar veya görevleri değiştirir. Ve kaldıkları yere geri dönmek 20 dakika veya daha fazla sürebilir.
Kesintiler üretkenliği büyük ölçüde azaltır ve bizi en iyi fikirlerimizden ve çabamızdan sorabilir. Sık sık kendimizi kayıp zamanı telafi etmek için daha hızlı çalışmaya zorlasak da, artan hızın bir bedeli var.
Humboldt Üniversitesi'ndeki araştırmacılar, sürekli olarak kesintiye uğrayan işçilerin görevlerini tamamlamak için daha hızlı çalışarak bu kayıp zamanı telafi ettiklerini buldular. Bu bir sürpriz olmasa da (sonuçta hepimiz yapıyoruz), bu artan hız daha fazla strese, zaman baskısına ve hayal kırıklığına yol açar. Bu faktörler gelecekteki görevlerde üretkenliği sınırlayabilir.
Washington Post, ekip üyeleri ile bir Zaman Kilitleme Anlaşması oluşturulmasını öneren verimlilik uzmanı Edward G. Brown ile röportaj yaptı. Zaman Kilidi, herkesin sadece işlerine odaklanabileceği kararlaştırılmış bir “sessiz zaman” tır. Zaman Kilidi ile işçiler, acil bir durum olmadıkça meslektaşlarını kesintiye uğratmamalarını yazılı olarak kabul etmelidirler..
Brown, bir müşterinin Zaman Kilidi tekniğini kullanmaya başladıktan sonra kişisel üretkenliğin% 40 ila% 60 oranında arttığını tahmin ettiğini belirtti.
Elbette, işletmeniz bu tekniği kullanamayabilir. Günlük veya haftalık olarak karşılaştıkları kesintiler hakkında insanlarınızla konuşun. Hangi kesintilerin üretkenliklerine en fazla zarar verdiğini öğrenin ve bunları azaltmak veya ortadan kaldırmak için elinizden geleni yapın.
5. Destekleyici İşe Alın
Şimdi kurgusal bir senaryo ile başlayalım. İşinizde iki yöneticiniz var. İlk menajeriniz Bill, ekibindeki herkesi şahin gözüyle izler. Bir müşteri şikayet ederse, derhal ekibinin hatası olduğunu varsayar ve performanslarından memnun olmadığını herkese bildirir. Ekibi gerilim, güvensizlik ve korku ortamında çalışıyor.
İkinci menajeriniz Sarah tam tersidir. Ekibine aile gibi davranıyor. Birisine dinleme kulağı vermek için hızlıdır ve yeni bir fikri veya girişimi ilk destekleyen kişi odur. Her zaman bir hikayenin her iki tarafını da dinler ve ekibinden biri ona ihtiyaç duyduğunda sırtını alır. Sarah'ın altındaki atmosfer destekleyici, misafirperver ve rahat.
Bir çalışan olsaydınız, hangi yönetici için en çok çalışardınız?
Ekibinizin iş yerinde desteğe ihtiyacı vardır ve ilk destek hattı, ister siz isterse sizin kiraladığınız biri olsun, yöneticilerinden gelir. Ekibinizin verimliliğini artırmak istiyorsanız, yöneticilerinize (veya kendi yönetim tarzınıza) yakından bakmanız gerekir.
En iyi yöneticiler açık kapı politikası uygular. Bu, ekip üyelerinin gelip endişelerini dile getirmeleri, sorular sormaları veya sorunları tartışmaları için kapılarının her zaman açık olduğu anlamına gelir. Ekip üyeleri yöneticileriyle iletişim kurmaktan rahatsız olmazlarsa veya bir şeyi nasıl yapacaklarını bilmediklerini açıklayarak sert bir şekilde yargılanacaklarından korkarlarsa verimlilik azalacaktır.
Ardından, ekibinizin desteğinize güvenebileceklerini bildiğinden emin olun. Bu taahhüdü her gün gösterin ve güvenlerini kazanmak zaman alırsa (özellikle çalışma ortamı zehirliyse) cesaretiniz kırılmasın. Zamanla, halkınız sırtlarına sahip olduğunuzu görecek. Ve bağlılıkları (ve verimlilikleri) artacak.
6. Sınırlarına Saygı Göster
Her zaman geri dönmek için başka bir telefon görüşmesi ve yanıtlamak için başka bir e-posta olacaktır. 21. yüzyıl çalışma hayatının “dijital sünmesi” herkesi, patronu ve çalışanı aynı şekilde etkiler. Bununla birlikte, ekip üyelerinin e-postalara 22: 00'da yanıt vermelerini veya izin günlerinde işlerini tamamlamasını beklemek sadece mantıksız değil, sağlıksız.
Verimliliği artırmak istiyorsanız, çalışanlarınızın iş dışında bir hayatı olduğunu bilmek önemlidir. Bu öğle yemeği molaları için de geçerlidir. Academy of Management Journal'da yayınlanan bir araştırma, işçiler öğle yemeğini atladığında üretkenliğin düştüğünü (ve yorgunluğun arttığını) buldu..
İşçilerin özellikle Amerika Birleşik Devletleri'nde işten ayrılmaları zor olabilir (yine, uzun saatler genellikle daha büyük bir taahhüt olarak görülür). Bu yüzden, çalışanlarınıza işlerinin dışında yaşamlarına değer verdiğinizi bildirin. Onlara aileleri ve hobileri hakkında sorular sorun ve toplantı ve projelerde olduğu gibi bu faaliyetler ve taahhütler için zaman planlamalarını teşvik edin.
Örnek olarak da liderlik etmeniz gerekir. Kendi ailenize, hobilerinize veya ruhsal uğraşlarınıza zaman ayırın ve ekibinize gösterdiğiniz ilgi alanları hakkında konuşun. Mümkün olduğunda, iş yerinde olmadıklarında çalışanlarınıza e-posta göndermekten kaçının.
Son olarak, takımınızdaki herkesin uygun bir öğle yemeği molası verdiğinden emin olun; Bu, masalarından uzakta, ideal olarak biraz güneş ve temiz hava alabilecekleri yerde yemek anlamına gelir. Mümkünse, içeride ve dışarıda yemek yemeleri için temiz ve davetkar bir alan yaratın.
7. Stres Düzeylerini İzleyin
Daha yüksek stresin üretkenliğin azalmasına yol açacağını düşünebilirsiniz. Bu doğrudur, ama sadece belli bir noktada. Stresin gerçekten büyüyebileceği sihirli bir plato var artırmak verimlilik.
1908'de psikolog Robert Yerkes ve John Dillingham Dodson tarafından geliştirilen Yerkes-Dodson Yasası, uyarılma seviyesi (stres) arttıkça performans ve üretkenliğin arttığını söylüyor. Bununla birlikte, stres seviyeleri çok yükselirse verimlilik düşmeye başlar.
Örneğin, kendinizi ne sıklıkta karşılayabileceğinizden emin olmadığınız zorlu bir son teslim tarihine karşı buldunuz? Su bastı mı yoksa en iyi çalışmalarınızdan bazılarını ürettiniz mi? Görev çok zor olmasaydı, büyük olasılıkla takdire şayan bir şekilde yükselmiş olursunuz. Bu Yerkes-Dodson Yasası yürürlüktedir. Stres ve karmaşıklık doğru seviyelerde olduğunda, performans yükselir.
Şimdi, zor kısım, ne kadar stresin optimum performansa yol açtığını bilmek. Yeni veya zor görevler en iyi performans için daha az uyarılma gerektirirken, iyi bilinen veya kolay görevler motivasyon ve üretkenliği artırmak için daha yüksek stres seviyeleri gerektirir.
Bu nedenle çalışanlarınızın ne yaptığını incelemek ve çeşitli görevlerle ne kadar stresin ilişkilendirilebileceğini analiz etmek önemlidir. Daha sonra üretkenliği artırmak için uyarılma düzeyini artırmak veya azaltmak için adımlar atabilirsiniz..
İşte bir örnek: Çalışanlarınızdan biri olan Pam'dan bu ayın müşteri bültenini yazmasını istediğinizi düşünün. Bunu zaten birkaç kez yaptı ve iyi yazmasına rağmen, görevi tamamlaması genellikle birkaç gün sürüyor. Onun için, bu düşük uyarılma ile iyi bilinen bir görevdir, bu yüzden ayaklarını biraz sürükliyor olabilir.
Görevi daha zor hale getirerek verimliliğini artırabilirsiniz; örneğin, bu ayın bülteni için bir müşteriyle röportaj yapmasını istemek veya daha kısa bir süre vermek.
Spektrumun karşı ucunda Daniel var. Onu işletmenizin haftalık finansal raporlarını oluşturmakla görevlendirdiniz. Hâlâ süreci öğreniyor ve her hafta birkaç hata yapıyor. Raporların Cuma öğleden sonraya kadar doldurulması gerekmiyor. Diğer sorumluluklarıyla bu son teslim tarihini karşılamanın neredeyse imkansız olduğunu düşünüyor.
Bu aynı zamanda yüksek uyarılma özelliğine sahip yeni ve zor bir görevin bir örneğidir (kısa süreler ve görev karmaşıklığı nedeniyle). Bu durumda, Daniel'i stres seviyelerini düşürmek için diğer sorumluluklardan kurtarmak için elinizden geleni yapmak istersiniz, böylece finansal raporları nasıl oluşturacağınızı öğrenmeye daha fazla zaman ve enerji katabilir.
Görevleri ve stres seviyelerini analiz etme konusunda dengeye odaklanmanız önemlidir. Yanlış görevlerde uyarılmayı çok artırırsanız üretkenliği düşürürsünüz.
8. Zaman Yönetimi Stratejilerini Kullanın
Verimliliği artırmak için kullanabileceğiniz bir diğer strateji, ekibinize etkili zaman yönetimi stratejileri öğretmektir. Popüler bir strateji 1980'lerin sonlarında Francesco Cirillo tarafından geliştirilen Pomodoro Tekniği.
Teknik ferahlatıcı basittir. Bir zamanlayıcı kullanarak, genellikle 25 dakika olmak üzere özel bir süre çalışırsınız. Ardından, kısa bir mola veriyorsunuz, genellikle 3-5 dakika. Bu molalar denir Pomodoros, Cirillo'nun öğrenciyken kullandığı domates şeklindeki zamanlayıcı için “domates” için İtalyanca.
Dört pomodorodan sonra, daha uzun bir mola veriyorsunuz, tipik olarak 15-30 dakika.
Strateji çeşitli nedenlerle işe yarıyor. İlk olarak, zamanlayıcının işaretlenmesi eldeki göreve odaklanmanıza yardımcı olur. Kelimenin tam anlamıyla, zaman mızrak işitebilirsiniz, bu da inanılmaz motive edici olabilir. Zamanlayıcı ayrıca kısa molalar vermenizi hatırlatır. Araştırmalar, sık sık ara vermenin aslında verimliliği artırdığını defalarca göstermiştir..
Ergonomi dergisinde yayınlanan bir çalışmada, özellikle germe ile birlikte sık sık kısa molaların, daha az, daha uzun molalara kıyasla daha yüksek üretkenlikle sonuçlandığı bulundu. Work & Stress dergisinde yayınlanan bir başka çalışma, sık sık dinlenme molalarının işçi performansını korumanın en etkili yollarından biri olduğunu buldu..
Etkili zaman yönetimi ve sık aralar önemlidir. Ancak molalarınızla ne yaptığınız da önemlidir. MIT'li araştırmacılar, çalışanların sosyal gruplarındaki meslektaşlarıyla mola verdiklerinde üretkenliğin ve sosyal grubun kendisinin gücünün arttığını buldular. Böylece, bir çalışanın arkadaş olduğu meslektaşlarının molalarını planlayarak performansı daha da artırabilirsiniz..
İşçiler biraz güneş ışığı ve temiz hava için dışarı çıktıklarında performans da artabilir, bu nedenle ekip üyelerini molalarda dışarıda hızlı bir yürüyüş yapmaya teşvik edin. Bu, örnek olarak en iyi şekilde yönetebileceğiniz başka bir alandır. Sık sık ara verin ve biraz egzersiz yapmak için dışarı çıkmaya çalışın.
Son söz
Son sözGenellikle, küçük işletme sahiplerinin yapmak istedikleri her şeyi yapmak için yeterli zamanları veya paraları olmaz. Ancak verimliliği artırmak için büyük bir yatırım gerekmez. Çoğu zaman, hem sahiplerden hem de yöneticilerden daha fazla farkındalık alır.
Bir işletme sahibiyseniz, ekibinizden daha fazla üretkenliği teşvik etmek için ne yaparsınız? Daha büyük bir kuruluş için çalışıyorsanız, şirketiniz verimliliği artırmak için ne yapar??
