Kayıt Tutma için Ev Dosyalama Sistemi Nasıl Oluşturulur

Ancak yıllık vergilerinizi tamamlamak, iyi bir başvuru sistemine sahip olmanın tek nedeni değildir. Mülkler ve yatırımlar için ne kadar ödeme yaptığınızı göstermek ve satın alımların ne zaman yapıldığını kanıtlamak için makbuzları saklamak çok önemlidir. Gelirinizin ve harcamanızın kayıtlarını açıklamadan kredi almak neredeyse imkansız.

Evrak işlerini takip etmek bir zorunluluktur ve hazırlıksız ve düzensiz olanlar için sorunlara neden olabilir. Ancak, mantıklı bir ev dosyalama sistemi oluşturmak oldukça basit olabilir.

Dosyalama Sisteminin Kurulması

Henüz belgeleri saklamak için kağıtsız bir sisteme dönüştürmediyseniz, tüm kayıtlarınızı takip etmek için bir sistemi kolayca yönetebilirsiniz..

1. Gerekli Malzemeleri Satın Alın

En sevdiğiniz ofis malzemeleri mağazasını ziyaret edin ve aşağıdaki alışverişleri yapın:

Üç buçuk inçe kadar genişleyen bir harf boyutunda cep dosyası (yaklaşık 3 $)
Birkaç dosya klasörü (her biri 1 ABD dolarından az)
Dosya klasörlerinizin etiketleri (250 etiketlik bir paket için yaklaşık 3 ABD doları)

2. Etiket Oluşturma

Yıl için genişleyen klasörü etiketleyin. Ardından, her dosya klasörü için aşağıdaki gibi bir etiket oluşturun:

Giyim, kitap, yiyecek ve eğlence gibi kişisel harcamalar
Medikal / diş
Faturalar
Büyük satın alımlar ve ev iyileştirmeleri
Banka hesap özetleri
Yatırımlar
Kredi kartı ekstreleri ve makbuzları
Maaş bordrolari
Vergi kayıtları

3. Belgelerinizi ve Dosyalarınızı Düzenleyin

Klasörlerinizi etiketledikten sonra dosyalama sisteminizi düzenlemeye başlayın. Yıl ilerledikçe, izlemeniz gereken yeni kategoriler için eğitim, evcil hayvan veya seyahat masrafları gibi daha fazla klasör ekleyebilirsiniz..

Dosya klasörlerinizi genişleyen klasörün içine yerleştirin ve dosyalama sisteminizi güvenli bir şekilde bir çekmeceye veya dosya dolabına yerleştirin. Bir satın alma veya fatura ödemesi yaptığınızda, makbuzunuzu hemen uygun klasöre yerleştirmeyi alışkanlık haline getirin.

Fatura ödemelerinin üstünde kalmanıza yardımcı olmak için, "Ödenecek Faturalar" etiketli bir klasör oluşturun. Ödenmemiş faturalarınızı ödemeniz için düzenli olarak gözden geçirmeniz gerektiğini hatırlatmak için bu klasörü oldukça görünür bir yerde tutun. Her bir faturayı ödedikten sonra, kaydı dosyalama sisteminizdeki uygun klasöre yerleştirin.

Ayrıca, "Dikkat Gerekiyor" etiketli bir klasör oluşturmanız gerekir. Örneğin, kredi kartınızdan şüpheli bir tahsilatla ilgili bir soruşturma yapmanız veya en son faturanızı ödediğiniz için size kredi vermeyen bir satıcıyla iletişim kurmanız gerekiyorsa, bu klasör.

Günlük Dosyalama Yöntemi

Bu sistemi uygulayarak, dosyalarınızı düzenli, uygun şekilde etiketlenmiş dosyalarda düzenleyerek dağınık kağıtlarda arama süresini kısaltabilirsiniz. Dosyalarınızı tutarlı ve düzgün bir şekilde korumak için günlük bir rutin oluşturun:

Postayı toplayın ve masanızda veya mutfak masanızda geçirin.
Her bir postayı açın ve geri dönüştürülecek önemsiz postaları ve zarfları bir kenara koyun.
Faturaları "Ödenecek Faturalar" klasörünüze yerleştirin.
Makbuzları uygun klasörlerine yerleştirin. Örneğin, tıbbi hizmetler özetleri “Tıbbi / Diş” klasörünüze konulmalıdır.
Hemen ilgilenilmesi gereken her şey, hızlı bir şekilde ilgilenebilmeniz için "Dikkat Gerekiyor" klasörünüze gitmelidir..

Ne Tutmalı ve Ne Kadar Sürmeli

Çoğu durumda, IRS vergi denetimi sırasında geçmişinizde genellikle üç yıl aradığı için kayıtları en az üç yıl saklamanız gerekir. Bununla birlikte, IRS geçmişinizde üç yıl daha aramayı seçebilir, bu nedenle altı yıl boyunca kayıtları kaydetmeniz önerilir.

Altı yıl boyunca saklamanız gereken bazı kayıtlar:

Vergi beyannamenizde listelediğiniz tüm kesintiler için makbuzlar
Vergi beyannamenizde bildirilen işlemler için aracılık beyanları
Vergi beyannamenizde bildirilen bir evin veya diğer mülklerin satışıyla ilgili kayıtlar
Vergi beyannamenizde küçük işletmeniz için rapor edilen gelir ve giderlerin kayıtları

Vergi beyannamenizle ilgili bildirilen bilgileri destekleyen her kağıt, dosyaladığınız tarihi izleyen altı yıl boyunca saklanmalıdır..

Ancak, sonsuza kadar saklamak isteyeceğiniz bazı kayıtlar vardır:

Vergisi beyannameleri
Sözleşmeler
Tapu ve kapanış beyanları
Emeklilik planlarınıza yaptığınız katkıların kayıtları
Hayat sigortası poliçeleri
Vekaletname veya güven sözleşmeleri gibi emlak planlama belgeleri

Atılacak Evraklar

Yıl için vergi beyannamenizi tamamladıktan sonra atılabilecek bazı belgeler var. Vergi beyannamenizle ilgili olmadıkça, aşağıdaki öğelerden kurtulabilmeniz gerekir:

Banka mevduat fişleri ve ATM makbuzları
Maaş çekleri taslakları
Elektrik kablosu fatura makbuzları

Son söz

Evraklarınızı düzenlemeye başlamak için şimdiki zaman gibi bir zaman yok. Düzenli bir dosyalama sistemi ne kadar çabuk kurulursa, dağınık bir ev veya ofisin ödüllerini o kadar çabuk toplayabilirsiniz. Ayrıca istediğiniz zaman evraklara erişmek veya kayıt yapmak çok daha kolay olabilir.

Ev dosyalama sistemi kullanıyor musunuz? Sizin için hangi stratejiler işe yaradı??

(fotoğraf kredisi: Bigstock)