İş Yazma Becerilerinizi Geliştirmenin 10 Basit Yolu

Şimdi, kötü yazılmış bir e-postayı veya raporu deşifre etmeye çalışırken ne kadar zaman harcadığınızı düşünün. Okumak sadece sinir bozucu ve sinir bozucu olmakla kalmaz, aynı zamanda kötü yazı yazmak ciddi yanlış iletişimlere, fırsat kaybına ve hatta işyeri kazalarına yol açabilir..

Burada önemli olan, iyi yazma becerilerinin çeşitli şekillerde değerli olmasıdır. Kendinizi geliştirmek için zaman ayırmak, kariyeriniz boyunca önemli temettüler ödeyebilir. İş yazma becerilerinizi geliştirmek için kullanabileceğiniz çeşitli tekniklere bakalım.

Katı Yazma Becerilerinin Değeri

İyi nedenlerle işgücü birkaç nedenden ötürü gereklidir.

İlk olarak, iyi bir yazar olmak kalabalığın arasından sıyrılmanıza yardımcı olur ve terfi veya yükselme şansınızı artırır. Patronunuzu tutkulu olduğunuz projeler ve fikirler üzerinde harekete geçmeye ikna etmeye yardımcı olabilir. İyi yazma, daha zeki, güvenilir ve profesyonel görünmenizi sağlar. Karışıklık ve yanlış yorumlardan kaçınmaya, meslektaşlarla güven oluşturmaya ve ilişki kurmaya ve müşterileri kazanmaya yardımcı olur.

İyi yazma, sosyal medyadaki artan kullanımımız nedeniyle özellikle önemlidir. Hepimiz Twitter, LinkedIn veya Facebook yazım hatası kelimelerinde profesyoneller gördük veya yanlış bir kelime kullandık. Bu sadece size geldiğinde utanç verici olmakla kalmaz, aynı zamanda gelecekte itibarınızı ve güvenilirliğinizi de etkileyebilir.

Yazınız, yaşamınız boyunca değerlendireceğiniz birincil ortamlardan biridir. Günlük olarak gönderdiğiniz e-postalar, metinler ve raporlar, sen. Zamanla, bu temsiller itibarınızı arttırır ve kariyerinizde başarılı olmanız gereken ilişkileri etkiler.

Yazınız düşüncelerinizi iletir ve bu düşüncelerin mümkün olan en açık, en etkili şekilde aktarılması önemlidir.

Kurt Vonnegut, “Yazma tarzınızı neden geliştirmek fikri ile incelemelisiniz? Bunu, ne yazarsanız yazın, okurlarınıza saygı işareti olarak yapın. ”

İster büyük bir basın bülteni yazması gereken bir girişimci, ister yoğun bir ekibe günlük e-postalar yazan bir yönetici veya kazanan bir kapak mektubu yazmak isteyen yeni bir iş arayan biri olun, iyi iletişim becerileri şarttır. Kelimeler hayatta önemlidir ve bunları etkili bir şekilde nasıl kullanacağınızı bilmekten çok faydalanırsınız.

Yazma Becerilerinizi Geliştirme

Harika yazı yazmak zaman ve pratik gerektirir. İkonik işadamı David Ogilvy'in dediği gibi, “İyi yazma doğal bir hediye değildir. İyi yazmayı öğrenmelisin. ”

Kendi yazınızı hızla geliştirmenin birkaç yolu vardır.

1. Yazmaya Başlamadan Önce Düşünün

Bir şey yazmaya başlamadan önce, durup ne söylemek istediğinizi ve ne söylemeniz gerektiğini düşünün. Kendinize, “Bu kişinin bu e-postayı okuduktan sonra neyi bilmesi veya anlaması gerekiyor?” Diye sorun.

Ayrıca tüm gazetecilerin çalışmalarını hazırlarken kullandığı “5 Ws + H” yi de kullanabilirsiniz:

• Kim: Dinleyicilerim kim?
• Ne: Bilmeleri gerekenler?
• Ne zaman: Bu ne zaman geçerli, ne zaman oldu veya ne zaman bilmeleri gerekiyor??
• Nerede: Bu nerede oluyor??
• Neden: Neden bu bilgilere ihtiyaçları var??
• Nasıl: Bu bilgileri nasıl kullanmalılar??

Ayrıca kendinize “Bu e-postayı gerçekten göndermem gerekiyor mu?” Sorusunu sormanız gerekiyor.

Her sektördeki profesyoneller, her gün birçoğu gereksiz olan e-postalarla doludur. Gönderdiğiniz her e-postanın gerçekten gerekli ve alakalı olduğundan emin olarak kendinizi ve okuyucunuzu zamandan kazanın.

2. Kısa Tutun

Ne söylemeniz gerektiğini belirledikten sonra, konuya hızlı bir şekilde ulaşın. İnsanlar her zaman zamana karşı bastırılırlar ve kıskancınızı takdir ederler.

Daha ikna edici mi ihtiyacınız var? Durun ve olması gerekenden üç kat daha uzun bir e-postayı okuduktan sonra ne kadar sinirli hissettiğinizi düşünün, ana noktalar en altta gömülü. Bu zaman ve enerji kaybı, değil mi??

Kitlenizin bunu yapmasını sağlayın - kısa olun.

Düşünmek yardımcı olabilir Nasıl insanlar okur. Romancı Elmore Leonard, “Okuyucuların atlamaya meyilli olduğu kısmı dışarıda bırakmaya çalışın” dediğinde kısa ve özlü tavsiyeler sunuyor. Genel olarak, bu, sen okuyucunun duyması gerekenden daha fazlasını söylemek istiyorum. Okuyucunuzu daima aklınızda bulundurun.

Yarım sayfadan daha kısa bir e-posta yazamayacağınızı fark ederseniz, e-posta bu bilgileri iletmenin en iyi yolu değildir. Bunun yerine, kişiyi arayın ve onlarla doğrudan konuşun.

3. İddialı Kelimelerden Kaçının

Yazılı olarak amacınız açık ve doğrudan olmaktır. Okuyucunuzun söylemeye çalıştığınız şeyi deşifre etmek için Google'ı kullanması gerekiyorsa, yabancılaşmış ve sinirlenmiş hissedecekler.

Mark Twain bir keresinde, “Elli yüzde bir kelime yapacağında beş dolarlık bir kelime kullanma” dedi. Daha akıllı ses çıkarmak için çiçekli, iddialı kelimeler kullanma cazibesinden kaçının. Elli sent kelimeyle sadık kalın.

Aynı damarda, mümkün olduğunca jargondan kaçının. Jargon genellikle sizi iddialı yapar ve okuyucunuzu daha da yabancılaştırabilir. Bunun yerine konuşma şeklinizi yazın. Doğal ve doğrudan tutun.

4. Aktif Sesi Kullanma

Aktif cümleler pasif cümlelerden doğrudan, cesur ve daha ilginçtir. Pasif cümleler zayıf ve yıpranmış; gevşek bir el sıkışma gibidirler. Mümkün olduğunca aktif cümleler kullanmaya çalışırsanız yazınız önemli ölçüde artacaktır.

Örneğin, aşağıdaki iki cümleye bakın:

1. Kedi kadını tırmaladı.
2. Kadın kedi tarafından çizildi.

İlk cümle aktif sesle yazılır. Açık ve dolaysız. İkinci cümle pasiftir.

Aktif bir cümlede, konu gerçekleştirir fiilin eylemi. Pasif bir cümlede, konu eylemin gerçekleşmesine izin veriyor için onlar. İşte bir başka basit örnek:

1. Golfçü topa vurdu.
2. Top golfçü tarafından vuruldu.

İlk cümlede, konu (golfçü) eylemi gerçekleştirir (topa vurur). İkinci cümlede, özne (golfçü) fiilden sonra gelir; eylemi alıyor.

Pasif sesi tespit etmek için, fiilin önünde “olmak” veya “olması” gibi fiil biçimlerine bakın. Örneğin, “Toplantı saat 20'de yapılacaktır” pasiftir. Bunun yerine, “Toplantı saat 20'de” deyin.

5. Her Zaman Profesyonel Olun

Bazen bir şaka yapmak ya da bir e-postaya ofis dedikodu eklemek cazip gelebilir. Ancak, bu eklentiler iletinize katkıda bulunmaz ve itibarınızı olumsuz yönde etkileyebilir. Ayrıca kolayca yanlış anlaşılırlar.

Evet, özgün olmanız ve sesinizin yazınızda parlamasına izin vermeniz gerekir. Ama aynı zamanda profesyonel kalmanız gerekir; bu dengeleyici bir eylem. İçeriğinizin uygunluğunu kontrol etmenin iyi bir yolu, “Yarın sabah gazetenin ön sayfasında olsaydı bundan memnun olur muydum?” Diye sormaktır. Bu sizi rahatsız ediyorsa, biraz düzenleme yapın.

6. Harekete Geçirici Mesajınızı Netleştirin

İş iletişimleriniz bir amaç için gönderilir; tamamen bilgilendirici bir e-posta yazmanız nadirdir. Muhtemelen, okuyucunuzun bir şey yapması gerekir: sizi geri arar, daha fazla bilgi verir, toplantıdaki varlığını onaylar vb..

Bu bilgilerle ne yapmalarını istediğinizi anlamak için okuyucunuza bırakmayın. Hecele ve belirgin ol. Örneğin:

• Lütfen düzenlemeleri Salı 17: 00'a kadar geri gönderin.
• Sorunu çözmek için lütfen bu müşteriyi Cuma gününe kadar arayın.

Ne istediğiniz konusunda net olun ve muhtemelen okuyucularınızdan daha iyi sonuçlar elde ettiğinizi göreceksiniz.

Profesyonel İpucu: Bir şeyle ilgili derhal eyleme geçmeniz gerekirse, alıcıyla bizzat görüşün. Masanızdan kalkın ve ofislerine gidin ya da telefonla arayın. Yazma önemli bir araçtır, ancak bir şey yapmanız gerektiğinde hiçbir şey yüz yüze konuşmayı yenemez..

7. E-posta Konu Hattınızı Uygun Şekilde Kullanın

E-postanızın konu satırı güçlü bir araçtır; bunu e-postanızın başlığı olarak düşünün. Bir manşetin görevi vücudun okunmasını sağlamaktır. Bunu yapmak için başlıkların kısa, doğrudan, güçlü ve spesifik olması gerekir.

Örneğin, aşağıdaki iki e-posta konu satırına bakın:

1. Pazartesi Toplantısı
2. 14 Ekim Pazartesi 14:00 Üç Aylık Raporlar Toplantısına Katılıyor

İlk konu dizisi belirsiz ve birçok soruyu cevapsız bırakıyor. Hangi Pazartesi toplantısı? Toplantı ne hakkında? Bu toplantı hakkında bilmem gerekiyor mu?

İkinci konu satırı çok daha spesifiktir ve bu nedenle hızlı bir şekilde açılması ve okunması daha olasıdır. Yazarın hangi toplantı hakkında konuştuğunu, ne zaman olduğunu ve bu toplantıya katılırken neye ihtiyacınız olabileceğini bildirir..

E-posta konu satırınızı asla boş bırakmayın. E-posta filtreleri genellikle boş konu satırlarını spam olarak sınıflandırır, bu nedenle e-postanızın kaçırılmasını önlemek için doldurun.

Profesyonel İpucu: Yalnızca basit bir soru sormanız gerekiyorsa, Mesaj Sonu (EOM) tekniğini kullanın. Sorunuzu e-posta konu satırına yazıp sonuna “EOM” ekleyin. Bu, okuyucuya zaman kazandırır, çünkü daha fazla metin okumak zorunda kalmadan hızlı bir şekilde cevap verebilirler.

Örneğin, konu satırınız, “Bu Pazartesi günü 14:00 toplantısına katılacak mısınız? EOM.”

Bu tekniği kullanmadan önce alıcılarınızın EOM'nin ne anlama geldiğini bildiğinden emin olun. Ardından, ideal olarak geri dönüş e-postalarının konu satırına “Evet, orada olacağım. EOM.”

8. E-postalarda Bir Konuya Uyun

E-postalarınızı mümkün olduğunca belirli bir noktaya veya fikre odaklayın. Başka bir konuyu ele almanız gerekiyorsa ayrı bir e-posta yazın. E-posta başına bir konuya odaklanmak, okuyucularınıza söylediklerinizi işleme koymaları ve doğrudan yanıt vermeleri için zaman tanır. Ayrıca, e-postalarını daha verimli bir şekilde düzenlemelerine ve arşivlenmiş e-postaları daha hızlı bulmalarına yardımcı olur.

Örneğin, aşağıda çok fazla konu içeren bir e-posta örneği verilmiştir:

E-posta Konu Satırı: Pazartesi Toplantısı 

Vücut: Merhaba Steve, 

Geçen haftaki üç aylık raporlardaki tüm çalışmalarınız için teşekkür ederiz. İyi iş çıkardın! Sadece intro'yu kısaltmamız gerektiğini düşünüyorum, ama bunun dışında harika.

Pazartesi günkü toplantıya katılıp katılmayacağınızı görmek için yazıyordum. Öyleyse, lütfen ilk üç aylık rapor taslağınızın bir kopyasını getirebilir misiniz? Susan'a göstermek istiyorum.

Ayrıca, Syracuse'de Al Thompson'la üsse dokundun mu? Son nakliyesi hakkında bazı şikayetleri vardı ve bunların ele alındığından emin olmalıyız. Bunun nasıl ortaya çıktığını bana bildirin.

Teşekkürler,

Jim

Durun ve Steve'in bu e-postada kaç şeyi ele alması istendiğini düşünün.

İlk olarak, Jim'in introyu düzenlemesini isteyip istemediğini veya Jim'in kendisinin yapacak olup olmadığını anlaması gerekir; belli değil. Daha sonra Pazartesi günkü toplantıda olacağını doğrulamalı ve ayrıca rapor taslağını getirmeyi de hatırlamalıdır. Son olarak, bu müşteri şikayetlerini ele almalı ve Jim'e ne olduğunu anlatmalı.

E-postanın içinde bazı önemli hatırlatmalar var ve Steve bunu kaydetmek isteyebilir. Ancak manşet basitçe “Pazartesi Toplantısı” diyor. Bu müşteri şikayetlerini ele almak için bir hatırlatma olarak kaydetmek istiyorsa, başlığın gerçek konuyla ilgisi yoktur. Müşteri şikayetlerine yönelik hatırlatma işleminin “Pazartesi Toplantısı” başlıklı e-postada olduğunu hatırlamak zorunda kalacak.

Okuyucularınıza bir iyilik yapın ve işleri onlar için mümkün olduğunca kolaylaştırın. Her e-postada bir konuyla basit olun.

9. Kötü Haber Sunmak için Asla E-posta Kullanmayın

Kötü haber vermek için asla e-posta kullanmayın. Ekibinizde birisini bırakmanız veya daha az pembe gelebilecek geri bildirim sağlamanız gerekiyorsa, bunu bizzat yapın. Kötü haber vermek için e-posta kullandığınızda güçlendirilen bir olasılık olan yanlış anlamaların e-posta yoluyla gerçekleşmesi kolaydır. Şahsen, şefkat ve empati ile iletişim kurabilir ve samimiyetinizi ve niyetlerinizi daha da ileriye taşımak için beden dilinizi ve ses tonunuzu kullanabilirsiniz. Bu, e-posta yoluyla yapamayacağınız bir şeydir.

10. Prova, Prova, Prova

Dilbilgisi ve yazım hataları utanç vericidir ve güvenilirliğinize zarar verir. Elbette, yazım denetimi araçlarına güvenebilirsiniz, ancak her şeyi, özellikle bağlam dışında kullanılan kelimeleri yakalamazlar.

Yazmayı bitirdiğinizde derhal yazınız. Ve mümkünse, uzaklaştırın ve birkaç saat (veya birkaç gün) sonra tekrar okuyun. Yazmaya biraz mesafe katmak, ilk okumada kaçırmış olabileceğiniz hataları tespit etmenize yardımcı olacaktır..

Profesyonel İpucu: Düzeltme yaparken, her bir cümleyi dikkatle okuyun. George Orwell'in tavsiyelerini alın: “Dikkatli bir yazar, yazdığı her cümlede kendisine en az dört soru soracaktır, bu yüzden: Ne demeye çalışıyorum? Hangi kelimeler onu ifade edecek? Hangi görüntü veya deyim onu ​​daha net hale getirecek? Bu görüntü bir etki yaratacak kadar taze mi? Ve muhtemelen kendine iki tane daha soracak: Kısaca söyleyebilir miyim? Önlenebilir çirkin bir şey söyledim mi? ”

E-posta veya rapor özellikle önemliyse, hedef kitlesine göndermeden önce okumak için güvenilir bir arkadaşınıza veya iş arkadaşınıza verin. Yeni bir göz çifti, kaçırdığınız ek hataları tespit edebilir.

Profesyonel İpucu: İş yazmanızla ilgili ek yardıma ihtiyacınız olduğunu fark ederseniz, metninizi tarayan ve hem basit hem de karmaşık dilbilgisi hatalarını (yanlış bağlamda kullanılan doğru yazılmış sözcükler dahil) tanımlayan Grammarly gibi bir hizmet kullanın. Gelecekte yazınızı geliştirebilmeniz için her hata için açıklamalar da alırsınız.

Son söz

Herkes daha iyi bir yazar olmayı öğrenebilir ve kendi yazınızı geliştirmenin en iyi yolu uygulama. Ne kadar çok yazarsanız o kadar iyi olur. Ayrıca Coursera aracılığıyla ücretsiz çevrimiçi iş yazma kursu almayı da düşünebilirsiniz. Sınıf, Colorado-Boulder Üniversitesi tarafından oluşturuldu ve eğer.

İş yazarken en sık hangi hataları yapıyorsunuz? Ne yaptığını düşünüyorsun?