6 Ev Ofis Organizasyon Fikirleri ve İpuçları

Evden çalışıyorsanız, bir ofis yönetim planı geliştirerek çalışma alanınızı ve işinizi korumanız önemlidir. İster ergonomik olarak doğru ev ofis mobilyaları tedarik ediyor olun, ister bilgisayar ve İnternet arızaları durumunda bir yedekleme planı geliştiriyor olun, iyi ev ofis yönetimi profesyonelliğinizi kuracak ve kârınızı artıracaktır..

Ev Ofis Yönetimi İpuçları

1. Ayrı Bir Çalışma Alanı Oluşturun

Çalışma alanınız başka bir odanın parçası veya bodrumunuzun bir köşesinde olsa bile, ev ofisinizde bir ayrılık hissi yaratmak akıllıca olacaktır. Aslında ayrı bir oda kullanmak her zaman mümkün olmasa da, evinizde "ofis alanınız" olacak bir yer belirlemek için elinizden gelenin en iyisini yapın. Ofis alanınız için duvarlarınız veya bölümleriniz yoksa, çalışma etkinliklerinizi (telefon görüşmeleri ve e-postaları yanıtlama dahil) bu konumla sınırlandırarak zihinsel sınırlar oluşturabilirsiniz..

Evinizdeki bir alanı yalnızca iş amaçlı olarak kordon altına almanın önemli olmasının birkaç nedeni vardır:

• Açıkça tanımlanmış bir ev ofis alanı hem siz hem de hane halkı üyeleri için sınırlar belirler. Çocuklar, oda arkadaşları, eşler ve ortaklar, çalıştığınız zaman kolayca belirleyebilecekleri ve kişisel veya ailevi sorunlarla başa çıkamayacakları takdirde işinize konsantre olma gereksiniminize saygı göstermeyi öğreneceklerdir..
• İşle ilgili evrakların ve ekipmanın evinizin geri kalanında kaybolması riskini azaltır.
• Müşterilerle görüşürken profesyonel bir varlık oluşturmanıza yardımcı olur.
• Ev vergisi indirimini almayı planlıyorsanız, işinizin evinizin sadece iş için kullanılan bir alanda gerçekleştiğini gösterebilirseniz, bir denetime karşı savunmak daha kolaydır..

2. ofis malzemeleri ve mobilya ile pro gidin

Büyükannenizin antika masa ve sandalye seti güzel görünebilir, ancak muhtemelen ergonomik ve örgütsel bir kabus. Kendinizi vücut yorgunluğuna karşı korumak ve dağınıklığı azaltmak için ev ofisinizde rahat bir ofis koltuğu ve iyi tasarlanmış bir bilgisayar masanız olduğundan emin olun..

Bu parçaları yeni satın almanıza gerek yok - eski ofis mobilyaları satan kişileri ve işletmeleri bulmak için Craigslist'e göz atın. Başka bir seçenek, yakınınızda kullanılmış mobilyalarla uğraşan herhangi bir ofis mobilyası mağazasının olup olmadığını bulmaktır - hatta bazıları teslim edebilir. Bu mağazalar genellikle demirbaşlarını, ofis mobilyalarını ve hatta ofis makinelerini (bilgisayarlar ve yazıcılar gibi) envanterini tasfiye etmeye çalışırken sattıklarından, iş dışı satışlar için gözlerinizi dört açın.

3. Ayrı E-posta ve Telefon Hesapları Oluşturun

İletişim söz konusu olduğunda, işi zevkle karıştırmaktan kaçınmak en iyisidir. Çocuklarınızın bir müşterinin telefon görüşmesine cevap vermesini istemiyorsunuz ve en son lolcats meme'yi içeren toplu bir e-postaya bir müşteri dahil etme riskini almak istemiyorsunuz. Kişisel posta kutularınıza ve hesaplarınıza gelirlerse müşterilerin e-postalarını ve iletilerini gözden kaçırmak veya kaçırmak da kolaydır..

Ayrı bir telefon hattıyla uğraşmak istemiyorsanız, telesekretere bağlanan özel bir numara almaya devam edebilirsiniz, böylece müşterilerinizden ve potansiyel müşterilerinizden mesajlar alabilirsiniz, böylece bunları boş zamanlarınızda geri arayabilirsiniz..

4. Ev Ofis Hizmetlerinden Yararlanma

Yerel fotokopi dükkanlarının sunduğu ofis / iş hizmetlerinin yanı sıra FedEx Ofisi veya bölgenizdeki UPS Mağazası gibi şirket zincirlerine de göz atın. Bu yerlerin çoğu, hizmetlerini posta odası olmayan veya destek personeli kiralayamayan küçük ve ev tabanlı işletme sahiplerine hedefliyor.

Hizmetler konuma göre değişir, ancak kopya hizmetleri, özel posta kutuları ve paket sevkıyatı sunmanın yanı sıra, bu mağazalar sizin adınıza paketleri de kabul edebilir (bu, çok sayıda teslimat alırsanız önemlidir) ve hatta müşterilere ücretsiz ve düşük fiyat sağlayabilir -cost bilgisayar erişimi.

5. Yedekleme Planları Yapın

Kimse işini rayından çıkarabilecek olaylar hakkında düşünmek istemez, ancak küçük bir işletme sahibiyseniz bunu yapmanız önemlidir. İşletmenize yönelik tehditleri tanımlamazsanız, işler planlandığı gibi gitmediğinde karıştırmanız gerekir.

Doğal afetlerden uzun süreli hastalıklara kadar, koşullardaki bir değişiklik çalışmaya devam edemiyorsanız işinize son verebilir. Elektrik kesintisi veya bilgisayar arızası gibi kısa vadeli bir sorun bile, bir müşterinin son tarihini karşılayamazsanız veya siparişleri verimli bir şekilde işleyemezseniz, işletmenize zarar verebilir.

Büyük Etkinliklerin Planlanması
Doğal afetler, terörizm, sivil huzursuzluk veya hastalık salgınları büyük ve küçük işletmeler üzerinde yıkıcı bir etkiye sahip olabilir ve en iyi atılan planlar bile bireysel işletme sahiplerinin işlerini tekrar kendi başlarına yürütmelerini zorlaştırabilir. ABD Küçük İşletme İdaresi, web sitesinde işletme felaket planlaması hakkında kapsamlı bilgiler ve büyük bir olay bir toplulukta kesintiye neden olduktan sonra işletme sahiplerinin operasyonları yeniden kurmasına yardımcı olabilecek hükümet programları hakkında bilgi sunar..

Beklenmedik Planlama
İş yapma yeteneğinizi bozabilecek şeyler arasında elektrik ve elektrik kesintileri, ekipman arızaları, hastalık, yaralanma ve aile acil durumları sayılabilir. Bu koşullardan bazıları kaçınılmaz olmakla birlikte, son teslim tarihlerini karşılayamıyorsanız, ürünleri zamanında gönderemiyorsanız veya normal hizmet düzeyinizi sağlayamıyorsanız, müşterileri ve müşterileri kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız..

Sık karşılaşılan senaryoları yönetmek için bazı fikirler:

• Çevrimiçi Olmak İçin Yerleri Belirleyin. WiFi sunan ve müşterilerin hizmeti uzun süre kullanmalarına izin veren yerler için mahallenize bakın. Kafeler, fotokopi dükkanları, nakliye mağazaları ve halk kütüphaneleri, WiFi bulabileceğiniz potansiyel yerlerdir. Arkadaşlarınızın ve ailenizin evleri de çevrimiçi olmak için iyi yerler olabilir - sadece uğramadan önce aramayı ve sormayı unutmayın! Bölgenizdeki birkaç çalışma dostu sıcak noktayı tanımlayın ve çalışma saatlerinizi not edin, böylece internetiniz kapandığında bir yerden bir yere gitmek için zaman kaybetmeyin.
• Kullandıkça Öde Genişbantına Bakın. Bir USB modem ve kullandıkça öde geniş bant ile, normal İnternet servisinizin kapanması durumunda evde kalabilirsiniz.
• Yedekleme Teknolojisi. Dosyalarınızın ve projelerinizin yedeklerini tutmak iyi bir fikir olsa da, bilgisayarınızın fritz'e girmesi durumunda da bazı yedekleme teknolojilerine sahip olmalısınız. Bunu yapmanın en kolay yolu, birincil bilgisayarınız kapanırsa kullanabileceğiniz ucuz bir dizüstü bilgisayar veya netbook satın almaktır. Bunun yerine eski bir masaüstü modelini elinizde tutabilirsiniz, ancak taşınabilir veya ücretli değildir, bu da bir bilgisayar arızasıyla aynı anda elektrik kesintisi yaşamanız durumunda işe yaramaz. Backblaze ve Mozy gibi yedekleme hizmetlerine de bakabilirsiniz..
• Kesintisiz Güç Kaynağı (UPS) satın alın. Bir UPS, makinenizi güç dalgalanmalarına karşı koruyabilir ve masaüstü sisteminizi kapatmak için yeterli zaman verebilir ve ayrıca bir süre güçsüz kalacağınızı bildirmek için istemcilere hızlı bir e-posta gönderebilir. Amazon'da kesintisiz güç kaynaklarını 50 dolara kadar bulabilirsiniz.
• Önemli Bilgilerin Basılı Kopyasını Saklayın. İnternete veya bilgisayar dosyalarınıza erişemeseniz bile, onlarla iletişim halinde kalabilmeniz için müşterinizin iletişim bilgilerinin basılı bir kopyasına sahip olmak iyi bir fikirdir.

6. Ne Zaman Yeni Bir Boşluğa Taşınma Zamanı

Birçok kişi bir ev işini başarılı bir şekilde yönetebilirken, sonunda en azından tam zamanlı olarak evden çalışmanın artık pratik olmadığı bir noktaya gelebilirsiniz. Belki de düzenli olarak müşterilerle yüz yüze görüşmeniz, çok sayıda envanter depolamanız veya daha az dikkat dağıtan bir ortamda çalışmanız gerekir.

Ödemeyi karşılayamıyorsanız veya tam ofise ihtiyacınız yoksa, paylaşılan bir ofis alanında masa kiralamanızı sağlayan ortak çalışma alanlarını düşünün. Birçok ortak çalışma alanı, ihtiyaçlarınıza göre alan kiralamanıza izin verir, bu nedenle ihtiyacınız olan tek şey her ay birkaç kez müşterileri karşılamak için bir yerse tam zamanlı bir sözleşme yapmak zorunda kalmazsınız. Başka bir seçenek, ofis maliyetlerini paylaşmak için başka bir ofis kiracısı veya sahibiyle ortak olmanızı sağlayan ofis paylaşımıdır..

Son söz

İyi çalışan bir ev ofisi açtığınızda evden çalışmanın zorlukları ve ödüller dengede kalabilir. Hiçbir ofisin kendi başına çalışmadığını unutmayın. İyi kararlar vermek ve kendi disiplinini kullanmak, uzun vadede işletmenizin sorunsuz çalışmasına yardımcı olur.

Ev ofisinizin veya çalışma alanınızın verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak için en iyi ipuçlarınızdan bazıları nelerdir??