Etkili İşyeri İletişim Becerilerini Geliştirmek için 10 İpucu

Kızgınlık ve umutsuzluk arasında boşan genç asistan, grup tarafından karşılanmayan görevlerin ve beklentilerin başarısızlığından sonra başarısızlığı listeleyen üç sayfalık notlara nasıl cevap vereceğini bilmiyordu. Not, “işlerin değişmesi ya da başka bir şey olması” tehdidi ile sona erdi ve yönetici olan o, artık eksiklikleri nedeniyle bireyleri umursamadı. Haksız bir değerlendirme olduğuna inandığı şeyleri bırakmak ya da daha fazla ilerlemenin gecikmesi ya da imkansız olması durumunda kalmak arasında kalan arkadaşım, “Ne yapmalıyım? İşten kovulmayacağımı umarak çık ya da orada kal. ”

İşyerinde Sonuç Odaklı İletişim

Tüm iletişimin bir sonucu vardır. Ama bu durumda sonuç notu kaleme alan müdürün istediği sonuç muydu? İş ilişkileri, özellikle de üstler ve astlar arasındaki ilişkiler, zayıf iletişim, gerçeklerin eksikliği veya yanlış yorumlanması, basınçlı ortamlar ve karşılıklı başarıya bağlılık nedeniyle genellikle kayalıktır. Sporda ve politikada olduğu gibi, birçok iş hatası zorla kabul edilir. Köstebek tepeleri dağ olur ve duygular ve aşırı tepkiler nedeniyle hatalar felaket olur.

Araştırmalar, canavarların tehlikeli olup olmadıklarına karar vermek için yavaş olan insanları yediklerinde, eonlarla savaşmak veya kaçmak zorunda kalmanın bir sonucu olarak duyguların genellikle aklı geçersiz kıldığını kanıtladı. Neyse ki, çoğu işletmenin “öldür ya da öldür” ortamı yoktur - ancak yine de bir tanesine tepki vermemiz şarttır.

Bu durumda, yöneticinin çalışanlarını motive etme çabası geri tepti. Mağazanın görünümünde ve düzeltilmesi gereken operasyonlarda belirgin eksiklikler olsa da, notun sonucu dikkati performansa değil kişiliklere odaklamaktı. Not kısa vadede yönetici için şüphesiz katartik olsa da, uzun vadeli etki, liderlik kabiliyetinde güven ve güven kaybı, yönetici ve diğer çalışanlar arasındaki günlük gerginliklerin artmasıydı. ve gelecekteki potansiyel yöneticilerin ve biriken kurumsal bilgilerinin önemli ölçüde kaybolma olasılığı. Yönetici durumu nasıl farklı şekilde ele alabilirdi??

Etkili İletişim: Yönetici

Bir yöneticinin iletişim becerilerini geliştirmek için yapabileceği birkaç şey vardır:

1. Herhangi Bir İşlem Yapmadan Önce Durumu Düşünün
Duygularımız bizi sorunun gerçek doğasını yansıtmayan yüzeysel kanıtlara dayalı hızlı kararlar almaya yöneltir. Yönetici, mağazanın kötü görünmesinin, çalışanların çaba veya dikkat eksikliğinden kaynaklandığını varsaydı. Mağazanın iş yükü aynı kalırken, birkaç mağaza çalışanının finansal durum nedeniyle feshedildiğini düşünemedi. Her müdür yardımcısı işi yapmak için daha az kişinin bulunduğu daha fazla alandan sorumluydu.

Ayrıca, her asistandan büyük müşterinin kaybedilmesi nedeniyle ücret indirimi yapması istenmiş ve her biri müşteri kaybının mağaza müdürüne kendi tanıtımını yavaşlatacağından endişe duymuştur. Amaçlanmamış olsa da, çabaları muhtemelen kendi endişeleri nedeniyle acı çekti.

2. Karar Vermeden Önce Bilgi Toplayın ve Onaylayın
Semptomları hastalıkla karıştırma ve sonuç olarak altta yatan hastalıktan ziyade semptomu tedavi etme eğilimimiz vardır. Teknoloji, büyük miktarda veri ve dilim yakalamamızı ve dilediğimiz gibi görünmesini sağlamak için zar atmamızı sağlar. Ancak veri, sorunun kendisinin değil, sorunun bir temsilidir. Asistanların çalışmalarını gözlemlemek ve onlarla işlerinin özellikleri hakkında konuşmak ve dinlemek, yöneticinin ulaştığından farklı bir sonuca yol açmış olabilir..

3. Kişiliklere değil, sorunlara odaklanın
Yöneticinin notu, tembel, sahipsiz veya ona ihanet ettiklerini ima ederek her asistanın karakterine saldırdı. Çıkarımlar notun duygusal bağlamını yoğunlaştırdı, gerçek içeriğini ve amacını gölgede bıraktı.

Asistanlar, yanıt olarak, gerçeklerin geçerliliğini düşünmek veya yöneticiye herhangi bir açıklama yapmaya çalışmaksızın durmadan duygu ile tepki verdiler. Duygusal içeriğe sahip olabilecek herhangi bir sorunla uğraşırken, “24 Saatlik Kural” yürürlükte olmalıdır: Üzerinde düşünmeniz gereken bir gün olana kadar başkalarına e-posta, mesaj, mektup, not veya rapor göndermeyin. içeriği ve istediğiniz gerçekleri ve tonu ilettiğinden emin olun.

4. Grupları Değil Bireyleri Yönetin
Yöneticinin notu herkese ve hiç kimseye yönelik değildi. Spesifisite eksikliği, her alıcının kişisel sorumluluğundan kaçınmasını sağladı, çünkü her biri kendi çabasının beklentileri karşıladığını hissetti. Sonuç olarak, not istenen sonucu alamadı ve zaten dokunaklı bir çalışma ortamını ağırlaştırdı. Grup iletişimi genel bilgi, eğitim ve övgü sağlamak için mükemmeldir; ancak, bireysel yön veya eleştiri için kullanılmamalıdır. Unutmayın, halka övgü ve özel olarak eleştirme.

5. Astlarla Yüz Yüze Tanışın
Fiziksel bir varlık bağlamı olmadan yazılı kelimelerin anlamı ve amacı genellikle yanlış anlaşılır ve karışıklığa ve çatışmaya yol açabilir. İçeriği açıklığa kavuşturmak, anlama ve anlaşmayı sağlamak için göze bakmak ve sohbetinize tepkilerini görmek için bir alternatif yoktur..

Yöneticiler genellikle astlarının yerine hareket ettirilecek ve programlanacak robotlar gibi notları ve notları saklarlar. Bununla birlikte, başarılı liderler kişisel bağlılık arar ve güven, karşılıklı saygı ve paylaşılan deneyim köprüleri kurar. Fiziksel olarak ulaşılabilir olun ve “yürüyüşe çıkın” ve çalışanlarınıza iyi ve kötü yoluyla onlarla olduğunuzu bildirin.

6. Görevleri Doğrudan ve Açıkça Atama
İnsanlar kendilerinden ne beklendiğini bildiklerinde daha iyi çalışırlar. İyi yöneticiler, hedefleri ve önlemleri basit, anlaşılır terimlerle tanımlar, sorumluluğu açık bir şekilde atar ve bilginin yönlendirildiği kişilerce anlaşıldığını doğrular. İyi yöneticiler, astlarının her birinin aynı sayfada olmasını ve aynı hedefe doğru çalışmasını sağlamak için takip eder ve düzeltici girdiler verir..

Yöneticiler, hiçbir çalışanın göz ardı edileceği, göz ardı edileceği veya işte önemsiz olacağı beklentisiyle bir iş almadığını her zaman hatırlamalıdır. Çalışanlar akranları tarafından sevilmek ve saygı duyulmak ve işverenlerinden gurur duymak istemektedir. Yönetimin zorluğu, stres zamanlarında bile bu çalışan coşkusunu ve bağlılığını korumak ve daha da geliştirmektir.

Hatalar büyümenin bir parçasıdır ve yetersiz kalmak ve rotayı düzeltmek iş ve yaşamda düzenli olaylardır. Benzer bir durumda astlarla başa çıkmak istediğiniz şekilde çalışmak, herhangi bir yöneticinin alabileceği en iyi derstir.

Etkili İletişim: Çalışan

Müdür yardımcısı arkadaşım da bu olaydan ders çıkarabilir. Anlaşılabilir olmasına rağmen tepkisi durumu gereksiz yere şiddetlendirdi. Sonuç olarak, o ve diğer asistanlar işe yaramaz bir endişe yaşadılar ve yaşadıkları algılanan adaletsizlik konusunda birbirleriyle başa çıkmak için zaman ve çaba harcadılar. Bu zaman ve enerji, mağazanın sorunlarını ele almak ve müşteri hizmetlerini geliştirmek için daha iyi harcanmış olabilir. Ne o ne de diğer asistanlar yöneticinin nota yol açan duygularını etkileyemese de, cevapları onların kontrolündeydi.

Benzer bir duruma yerleştirildiyseniz, şunları yapmalısınız:

1. Eleştiriyi Asla Kişiselleştirmeyin
İster eleştiri verip verin, ister eleştirin, niyet değil gözlemlenen eylemlere ve sonuçlara dayanmalıdır. Herhangi bir aktivitenin arkasındaki motivasyonları, sadece aktivitenin fiziksel eylemlerini ve sonucunu bilmek imkansızdır. Sonuç olarak, eleştiri duygusal olarak verilmeli ve kabul edilmeli, geçerliliği ve uygunluğu dikkate alınmalı ve eylem gerekçelendirildiğinde uygulanmalıdır..

Başka bir deyişle, geri bildirim aldığınızda çok hassas veya savunmacı olmayın. Kişisel bir saldırı değil, farklı bir sonuç elde etmek amacıyla alınan bilgileri göz önünde bulundurun.

2. Durumu Anlayın
Bu durumda, eleştirinin tetikleyici nedeni mağazanın fiziksel durumu ve görünüşüydü. Diğer zamanlarda, yapıcı eleştiri her iki tarafa geri bildirimde bulunmak için tasarlanmış düzenli bir çalışan performansı incelemesinin bir parçasıdır. İlişkinizi geliştirmek ve bilgi almak için her iki fırsatı da kullanın. Bir incelemeyi, aksi takdirde gözden kaçırılabilecek zekayı almak ve vermek için bir fırsat olarak kullanın.

3. Anlayın
Haksız bir kişisel saldırı veya eleştiri olarak gördüğünüz şeyi aldığınızda, bir sonuca varmadan önce kaynağı ve koşullarını tanıyın. Ne yazık ki, insanların kötü günleri vardır ve çoğu zaman başkalarına çok az sebeple veya sebepsiz olarak saldırarak yanıt verirler. Kafalar daha soğuk ve basınçlar daha az olduğunda, sorun ve çözümün nasıl bir parçası olabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için saldırganla iletişime geçin. Saldırı için uyarıcının gönderenin tarafında aşırı tepki olduğunu veya sizinle veya işinizle hiçbir ilgisi olmadığını keşfedebilirsiniz..

4. Hatalarınızdan Öğrenin
Kariyerinizin aşaması ne olursa olsun öğrenmeye devam edebilirsiniz ve devam etmelisiniz. Çalışma hayatınız boyunca, farklı yetenekler ve yeteneklerden üstün olanlarla çalışacaksınız. Bazıları büyük liderlikleri nedeniyle hatırlayacaklar, bazıları ise bu kadar fakir yöneticiler oldukları için hatırlayacaksınız. İkincisi bile size bir şey öğretebilir.

Bu durumda, arkadaşım haksız bir şekilde düşük performansla suçlandığında nasıl hissettiğini öğrendi. Umarım, şu anda veya gelecekte kendisine rapor veren insanlarla aynı hataları yapmadan önce duygularını hatırlar. Bazen kötü örnekler iyiden daha etkilidir.

Son söz

Yönetim ve liderlik öğrenilmiş bir beceridir. Etkili yöneticiler, spektrumun her iki tarafında da deneyim sahibi olur, yön verir ve onlara verir. Ve bir şirketin başarısı doğrudan yöneticilerinin becerileri ve zor ve test süreleri boyunca çalışanları yönetme yetenekleri ile ilgilidir..

Hem astlarınızla hem de amirlerinizle olan iletişimlerinizi analiz ederek ve düşünerek, hangi pozisyonda olursanız olun nasıl liderlik edeceğinizi daha iyi öğrenebilirsiniz. Bu şekilde, yalnızca gelecekteki beklentilerinizi şirketinizin saflarına yükseltmekle kalmayacak, aynı zamanda kendiniz ve iş arkadaşlarınız için daha üretken ve daha iyi bir çalışma ortamı yaratacaksınız..

Başka hangi etkili iletişim ipuçlarını önerebilirsiniz??